करें-
- हर कर्मचारी को जनता के पैसे को विवेक और मितव्ययिता से खर्च करना चाहिए।
- हमेशा लेनदेन की रिकॉर्डिंग के लिए मान्यता प्राप्त लेखा प्रणाली और नियमों का पालन करें।
- खातों की तैयारी के लिए कंपनी अधिनियम, 1956 के प्रावधानों का पालन करें।
- खरीद आदेश/संविदा/समझौतों की शर्तों के अनुसार बिल स्पष्ट रखें।
- समर्थन दस्तावेज दावा प्रपत्र के साथ सक्षम प्राधिकारी के बिल/दावा प्रपत्र संलग्न है या नहीं यह सुनिश्चित करें।
- समय-समय पर होने वाले खर्च को कम करने के उद्देश्य से विभिन्न स्तर पर किए गए व्यय की समीक्षा करें और व्यय बजटीय सीमा के भीतर है कि नहीं यह सुनिश्चित करें।
- प्रत्येक उत्पाद की वास्तविक लागत पत्र और प्रसरण की तुलना करके वास्तविक लागत प्रस्तुत करें।
न करें-
- किसी कर्मचारी को अग्रिम धन न दें जब तक की वह पहले दिये गए अग्रिम को चुकता न करें।
- अगर कोई भुगतान कंपनी के नियमों के अनुसार नहीं है तो भुगतान न करें।
- किसी भी अग्रिम भुगतान के संबंध में किसी भी मौखिक निर्देश पर कार्रवाई न करें।
- कोई भी भुगतान न करें जब तक की वह सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित नहीं किया गया हो।
- बजट राशि से ऊपर भुगतान/व्यय न करें जब तक की वह सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित नहीं किया गया हो।
- किसी भी बैंक या वित्तीय संस्था के साथ लेनदेन न करें जो आधिकारिक तौर पर अधिकृत नहीं है।
- अधिक नकदी बक्से में न रखें, जिसके लिए बीमा कवर प्राप्त किया जाता है।
- किसी भी बाहरी एजेंसी के साथ वित्तीय मामलों से संबंधित किसी भी जानकारी का खुलासा न करें।
- व्यय वास्तविक मांग से अधिक नहीं होना चाहिए।
करें-
- यह सुनिश्चित करें की वसूली राशि किये गये काम की खरीद लागत से अधिक न हो।
- खरीद प्रक्रिया में खरीद प्रस्ताव, समाशोधन का अनुपालन सुनिश्चित करें।
- यह सुनिश्चित करें की खरीद प्रस्ताव मौजूदा स्टॉक की स्थिति को इंगित करता है कि नहीं और क्या यह प्रस्तावित सामग्री के अनुसार है।
- उत्पाद का बाजार मूल्य तय करने से पहले सभी लागत कारकों (कच्चे माल के साथ-साथ अतिरिक्त खर्च) पर ध्यान दें।
- आयकर अधिनियम के अनुसार आय पर आयकर की कटौती सुनिश्चित करें।
- निर्धारित समय के भीतर आय पर (क)इनकम टैक्स (ख) बिक्री कर (ग) पीएफ आदि। जमा करें।
- रिटर्न की देरी पर लगने वाले अधिनियमों के तहत कार्रवाई से बचने के लिए, इनकम टैक्स, बिक्री कर, संपत्ति कर आदि। समय पर जमा करें।
- आपने द्वारा जमा पैसे के लिए उचित रसीद प्राप्त करें।
- खिडकी छोडने से पहले कैशियर से प्राप्त धन की जाँच करें।
न करें-
- अपने स्वयं के लाभ के लिए सीधे या परोक्ष रूप से अपने अधिकार का प्रयोग करके कोई आदेश पारित न करें और न ही किसी व्यय को मंजूरी दें।
- सार्वजनिक धन का उपयोग विशेष व्यक्ति या समुदाय के लाभ के लिए नहीं किया जाना चाहिए, जब तक की:
- व्यय की राशि नगण्य है।
- राशि के लिए अदालत में दावा किया जा सकता है।
- व्यय एक मान्यता प्राप्त कस्टम या नीति के अनुसार है।
- गैरकानूनी उद्देश्यों के लिए या व्यक्तिगत लाभ के लिए कंपनी की परिसंपत्तियों का उपयोग न करें, न ही प्राधिकारी या इलेक्ट्रॉनिक डाटा का दुरुपयोग करें।
- अवैध या अनैतिक कार्य न करें, और न ही ऐसा करने के लिए अन्य कर्मचारी को प्रोत्साहित करें। देशों के नियम और कानून को हमेशा मानना चाहिए।
- औपचारिक अवसरों पर छोटे मूल्य के अलावा अन्य व्यापार उपहार स्वीकार न करें।
- अनुबंध/खरीद के दौरान माल की खरीद निष्पादन आदेश के प्रावधानों के अन्तर्गत रहें।
करें-
- असुविधा से बचने के लिए नकदी के समय का सख्ती से पालन करें।
- उचित समय के भीतर सभी भुगतान को पुरा करें।
- भुगतान जरूरी और समयबद्ध प्राथमिकता के आधार पर करें, जैसे बिजली और पानी की आपूर्ति के बिल आदि।
- सभी प्रतिबद्धताओं के लिए उचित बजट प्रविष्टि/बुकिंग सुनिश्चित करें।
- बचत के वास्तविक सबूत के साथ कर छूट का दावा करने वाले कर्मचारियों द्वारा की गई बचत की पुष्टि करें।
- विशेष प्रकार का व्यय जैसे भत्ते यात्रा के रूप में भत्ते की राशि, भत्ता प्राप्तकर्ता के लिए लाभ का स्रोत न बने इस पर ध्यान दिया जाना चाहिए।
- राशि के लिहाज से सबसे कम उद्धृत बोली, तकनीकी और व्यावसायिक तौर पर, निम्नतम राशी का मूल्यांकन करें और चयन करें।
- अगर आप सक्षम प्राधिकारी के अभाव में आपात स्थिति में सरकारी उद्देश्य के लिए अग्रिम बनाने का अधिकृत कर रहे हैं तो यह सक्षम प्राधिकारी द्वारा लिखित में पहली बार अनुमोदन किया जाना चाहिए।
- बोली हमेशा मूल्यांकन के लिए तय मानदंड के अनुरूप होना चाहिए।
न करें-
- व्यापार संबंधों के संदर्भ में उपहार स्वीकार न करें और ना ही कभी दे ऐसा करना व्यापार निर्णय को प्रभावित कर सकता हैं या असाधारण होने पर निष्पक्ष पर्यवेक्षक द्वारा इस पर विचार किया जा सकता है। उपहार या पक्ष कभी नहीं करना चाहिए। उपहार पर खर्च ठीक से अधिकृत और दर्ज किया जाना चाहिए।
- व्यापार मापदंड के बाहर आतिथ्य (जैसे पत्नी सहित निमंत्रण) स्वीकार न करें, जब तक कि लाइन प्रबंधक से अनुमति न दी गयी हो।
- कभी भी विशेष ठेकेदार/आपूर्तिकर्ता के बिल को वरीयताओं न दे।
- अग्रिम, पीएफ, वाहन, एचआरआर, त्यौहार अग्रिम आदि के कारण कर्मचारियों/ठेकेदारों से वसूलियां स्थगित न करें।
- जो पार्टियां गुणवत्ता और समय पर काम करने में सक्षम नहीं हैं, उनके लिए बोली दस्तावेज प्रस्तावित न करें।
- गलत प्रमाण पत्र के द्वारा कभी भी कंपनी द्वारा प्रदान की गई किसी भी भत्ता या सुविधा के लिए एलटीसी या टीए न बनायें।
- कंपनी की ओर से कोई भी वित्तीय लेन-देन करते समय वित्तीय नियमों और अपने अधिकार की सीमा को नजरअंदाज न करें।
- आधिकारिक तौर पर अधिकृत की तुलना में वित्तीय प्रतिबंध न पारित करें।
करें-
- उचित समय के भीतर निर्णय लें।
- हर दिन के आधार पर कैश बुक बनाए रखें।
- हमेशा अनुबंध के मामलें में तुरन्त बात करें।
- 'पैसा वसूल' के सिद्धांत का पालन करें।
- हमेशा संशोधन अनुबंध पर हस्ताक्षर/प्रति के रूप में अनुबंध को बंद करें।
- हमेशा अनुबंध समझौते के अनुसार राशि दें।
- अनुबंध समझौते को ध्यान में रखते हुए पहले आओ पहले पाओ के आधार पर भुगतान करें।
- हमेशा सही और उचित मात्रा में भुगतान करें।
- जहां भी संभव हो प्रतिस्पर्धी कंपनी की निविदा नीति अपनाये। आपकी कंपनी यह कारोबार करती है, जिनके साथ किसी भी एजेंसी की ओर पक्षपात दिखाने के लिए पैसा नहीं दे सकते।
- माँग में अधिसूचित पात्रता का पालन करें।
- जहां भी संभव हो प्रतिस्पर्धी कंपनी की निविदा नीति अपनाये। आपकी कंपनी यह कारोबार करती है, जिनके साथ किसी भी एजेंसी की ओर पक्षपात दिखाने के लिए पैसा नहीं दे सकते।
न करें-
- यह न भुलें की कंपनी के खजाने से बने किसी भी विभागीय अग्रिम कंपनी के नियमों के अनुसार सात दिनों के भीतर समायोजित कर ली जानी चाहिए।
- किसी भी बड़े उपहार की घोषणा (यात्राएं, डिस्काउंट, ऋण, कमीशन या अन्य पक्ष सहित) करना न भुलें खासकर जो आप के लिए पेशकश की गई है, यह उपहार संचालन को प्रभावित करने के क्रम में की गई पेशकश हो सकती है जो कि संदिग्ध है।
- भुगतान की गिनती के बिना नकद काउंटर न छोड़े।
- आवश्यक फार्म तक किसी भी भुगतान को जारी न करें, जो आपके दायरे में है।
- लाइन प्रबंधन को सभी अनियमित रिपोर्ट को तुरंत बताना न भुलें।
- कर्मचारियों से या अन्य एजेंसियों से एकत्र धन को, तुरंत वित्त विभाग में जमा करें।
- जहां भी संभव हो प्रतिस्पर्धी कंपनी की निविदा नीति अपनाये। आपकी कंपनी यह कारोबार करती है, जिनके साथ किसी भी एजेंसी की ओर पक्षपात दिखाने के लिए पैसा नहीं दे सकते।
- निविदाओं की व्याप्ति प्रसंस्करण को लम्बा न खींचें। उन्हें उचित अवधि के भीतर अंतिम रूप दिया जाना चाहिए।
- असफल निविदाओं,सुरक्षा जमा, बयाना राशि जमा (ईएमडी) की वापसी में देरी न करें।
करें-
- केवल कंपनी के नियम अनुसार आश्रित की परिभाषा के अंतर्गत जो परिवार के सदस्यों आते हैं केवल उन्हें निर्भरता प्रमाण पत्र दें।
- कर्मचारी द्वारा कोई भी अविवेकी या असामाजिक व्यवहार कंपनी की प्रतिष्ठा या अपने कर्तव्यों का निर्वहन किसी भी व्यक्ति की क्षमता को प्रभावित कर सकता है। (जैसे बाहर का विशेष दबाव उस व्यक्ति को कमजोर बना सकता है) ध्यान रखें।
- कर्मचारियों द्वारा किये गये व्यक्तिगत दावों की बहुत बारीकी से जांच की जानी चाहिए, ताकि अनियमितताओं का पता चल सके। सत्यापित किये जाने के बाद ही जांच के लिए सतर्कता विभाग को भेजा जाना चाहिए।
न करें-
- रोजगार, शादी या किसी अन्य कारण से आप पर निर्भर नहीं रहने पर जो 'आश्रित परिवार के सदस्य' है उनके बारे में सक्षम प्राधिकारी को सूचित करना न भुलें।
- समय-समय पर शेयर मदों का सत्यापन करना न भुलें।
- स्टोर के बारे में अन्वेषक विभाग को विवरण देना न भुलें।
- निवारक सतर्कता की दिशा में कदम के रूप में समय-समय पर वाउचर की जाँच करना करना न भुलें।
